Perbedaan antara

ERP ( Enterprise Resource Planning )

dan

EDI ( Electronic Data Interchange )

A. Pengerian ERP

ERP[ Enterprise Resource Planning ] yaitu system yang sudah terintegrasi dalam proses bisnis di perusahaan agar lebih responsif dalam menanggapi kebutuhan customer. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

Tujuan ERP

Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan.

• ERP merupakan software yang ada dalam organisasi atau perusahaan untuk :
  -  Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
  -  Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
  -  Menghasilkan informasi yang real-time
  -  Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan  perencanaan

Kelebihan ERP

• Integrasi antara area fungsional yangberbeda untuk meyakinkan komunikasi,
  produktifitas dan efisiensi yang tepat.
• Rancangan Perekayasaan
• Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
• Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks
• Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan
• Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti

Kekurangan ERP

• Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP
• Sistem ERP sangat mahal
• Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
• ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
• Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
• Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika
  terdapat pembobolan sistem keamanan.

Perusahaan yang menerapkan ERP 

1. PT. Kereta Api Indonesia (PT KAI)
2. PT. Semen Gresik
3. PT. Jamu Puspo Indonesia (JPI)
4. PT Telkomsel
5. PT PLN ( persero )
6. Pertamina
7. Petrokimia Gresik
8. Astra Internasional Tbk

B. Pengertian EDI

EDI Adalah Metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer.

Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”.

EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.

 
Tujuan EDI

• Apabila proses tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis dengan pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga.
• Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat, pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

Standarisasi EDI

1. SPEC 2000
2. ANSI X12 Standard AS dan Canada
3. EDIFACT (Standard Eropa)
4. IEF

Kelebihan EDI

1. Meningkatkan kecepatan dan akurasi penanganan dokumen bisnis yang secara keseluruhan telah di-input  kedalam sistem sehingga secara otomatis akan diperoleh data yang up to date.
2. Pertukaran dokumen bisnis dapat dilaksanakan setiap waktu : 24 jam sehari, 7 hari seminggu (non stop).
3. Meningkatkan kepuasan pelanggan.
4. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan dalam alur dokumen informasi.
5. Menjaga keharmonisan hubungan antar partner perusahaan

Kekurangan EDI

1.         implementasinya yang sangat spesifik dan tertutup sehingga membutuhkan biaya yang tidak sedikit.

2.         Kendala teknis, yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat komputer, fasilitas telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.

3.         Terbatasnya pihak Bank yang memakai program EDI ini.

4.         Belum ada aturan hukum yang mengatur mengenai pemakaian sistem EDI ini.

Perusahaan yang menerapkan EDI

1. PT. JICT
2. PT. Multi Terminal Indonesia
3. TPK Koja
4. Bogasari
5. Direktorat Jenderal Bea dan Cukai

Read More

Kelebihan Dan Kekurangan Tersentralisasi (Terpusat), Desentralisasi (Tersebar/Terdistribusi), dan Client / Server

A.     Desentralisasi (Tersebar/Terdistribusi)

Sistem yang terdiri atas sejumlah komputer yang tersebar pada berbagai lokasi yang dihubungkan dengan sarana telekomunikasi dengan masing-masing komputer mampu melakukan pemrosesan yang serupa secara mandiri, tetapi bisa saling berinteraksi dalam pertukaran data.

Kelebihan Desentralisasi (Tersebar/Terdistribusi) :

1.    Penghematan biaya

2.    Peningkatan tanggung jawab terhadap pengeluaran biaya. Karena sifat pengembangan adalah terbuka sehingga memperkecil biaya kebutuhan pengembangan.

3.    Peningkatan kepuasan pemakai. disesuaikan dengan perkembagan jaman serta untuk memenuhi kebutuhan informasi yang uptodate dan cepat.

4.    Kemudahan pencadangan ketika terjadi musibah

Kekurangan Desentralisasi (Tersebar/Terdistribusi)

1.    Memungkinkan kekacauan kontrol terhadap sistem komputer

2.    Ketidaksesuaian dalam menyediakan hardware & software

3.    Standardisasi bisa tak tercapai. akan diakibatkan tersebarnya pengelolaan informasi.

B.     Sentralisasi (Terpusat)

Semua pemrosesan data dilakukan oleh komputer yang ditempatkan di dlm suatu lokasi yang ditujukan utk melayani semua pemakai dlm organisasi. Banyak digunakan oleh perusahaan yang tidak memiliki cabang.

Kelebihan Setralisasi (Terpusat) :

1.    Efisiensi Sumber Daya (baik informasi maupun perangkat sistem)

2.    Menghindari kerangkapan data, Dengan terpusatnya data/informasi maka tidak semua orang bisa mengelolanya sehingga tidak ada data yang sama, hal ini menyebabkan ruang penyimpanan tidak terbuang sia-sia.

3.    Kemudahan untuk penganalisisan serta pengontrolan arus informasi dan sistemnya.

4.    Optimalisasi dan efisiensi anggaran dana yang diperlukan untuk perawatan sistem.

Kekurangan Setralisasi (Terpusat) :

1.    Lamanya waktu yang diperlukan untuk melakukan siklus informasi.

2.    Keterbatasan pemenuhan kebutan informasi yang diharapkan oleh pengguna , Pada sistem ini terjadi pengelompokan prioritas informasi yang tidak sembarang orang bisa memperolehnya.

3.    Data yang ada tidak fleksibel Peningkatan ketergantungan publik.

C.     Client / Server

Sembarang sistem atau proses yg melakukan sesuatu permintaan data atau layanan ke server. Mempunyai kemampuan untuk melakukan proses sendiri. Sistem ini lebih cocok jika disebut dengan sistem pelayanan antara customer (client) dengan customer service (Server) dan disini ada timbal balik informasi dimana ketika customer meminta informasi maka customer service memberikan apa yang diminta oleh customer.

Kelebihan client server

1.    Memberikan keamanan yang lebih baik

2.    Sistem keamanan dan administrasi jaringan lebih baik, karena terdapat seorang pemakai yang bertugas sebagai administrator jaringan, yang mengelola administrasi dan sistem keamanan jaringan.

3.    Tingginya tingkat kesempatan untuk penyesuaian daya dan sistem yang cocok bagi kebutuhan informasi

Kekurangan client server

1.    Mempunyai satu titik lemah jika menggunakan satu server, data user menjadi tak ada jika server mati.

2.    Biaya operasional relatif lebih mahal dan aplikasi harus ditulis sebagai dua komponen perangkat lunak terpisah yang berjalan pada mesin yang terpisah

3.    Diperlukan adanya satu komputer khusus yang berkemampuan lebih untuk ditugaskan sebagai server.

4.    Kelangsungan jaringan sangat tergantung pada server. Bila server mengalami gangguan maka secara keseluruhan jaringan akan terganggu.

Sumber Referensi :

http://www.sed.manchester.ac.uk/idpm/research/publications/wp/igovernment/documents/igov_wp07.pdf

Read More